En moyenne, un employé de bureau passe environ **2,5 heures par jour** à des tâches administratives, dont une part importante est consacrée à la recherche de documents égarés. Cela représente un gaspillage de temps considérable et une perte de productivité estimée à **20%**. Imaginez un instant la frustration de ne pas retrouver un contrat de vente crucial juste avant une réunion avec un client important, ou de chercher désespérément une facture fournisseur pour bénéficier d'un escompte. Une bonne organisation documentaire est donc essentielle pour éviter ces situations stressantes, optimiser votre temps et améliorer votre efficacité en bureautique.
À l'ère numérique, où les documents papier coexistent avec les fichiers électroniques, la gestion documentaire peut sembler particulièrement complexe. Il est primordial de mettre en place des stratégies efficaces pour jongler entre les deux, éviter de se laisser submerger par le flux constant d'informations et garantir la sécurité de vos données sensibles.
II. comprendre les besoins et définir une stratégie personnalisée de gestion documentaire
Avant de vous lancer dans l'organisation de vos documents, qu'ils soient physiques ou numériques, il est crucial de comprendre vos besoins spécifiques et de définir une stratégie de gestion documentaire adaptée à votre situation. Cela vous permettra d'optimiser votre approche, d'éviter de gaspiller du temps et de l'énergie dans des méthodes inefficaces et de garantir la pérennité de votre système d'organisation. Prenez le temps d'analyser votre flux de documents actuel, de déterminer vos objectifs et de choisir l'approche qui correspond le mieux à vos besoins.
Auto-évaluation : analyser son flux de documents en bureautique
La première étape consiste à identifier les types de documents que vous gérez au quotidien dans votre environnement de bureautique. S'agit-il principalement de factures clients et fournisseurs, de contrats de vente et d'achat, de relevés bancaires, de documents administratifs, de notes de frais, de rapports d'activité, de présentations PowerPoint, de feuilles de calcul Excel, de photos ou d'autres types de fichiers ? Ensuite, évaluez le volume de documents que vous recevez et générez chaque mois ou chaque année. Enfin, identifiez les points de douleur qui vous posent problème dans votre gestion documentaire actuelle et qui vous font perdre du temps.
- Où passent la plupart de vos documents ? (Boîte mail Outlook, bureau physique encombré, disque dur mal organisé, dossiers partagés sur un serveur local...)
- Quels documents sont les plus difficiles à retrouver ? (Contrats anciens, factures impayées, présentations obsolètes...)
- Quelles tâches vous prennent le plus de temps ? (Numérisation de documents papier, classement des emails, recherche de fichiers spécifiques, conversion de fichiers PDF...)
Définir ses objectifs : optimiser sa gestion documentaire et gagner en productivité
Une fois que vous avez identifié vos points de douleur, il est important de définir des objectifs clairs, mesurables, atteignables, pertinents et temporellement définis (SMART). Qu'espérez-vous accomplir en améliorant votre organisation documentaire ? Par exemple, vous pourriez souhaiter gagner du temps sur la recherche de documents (réduire le temps de recherche de **50%**), réduire votre stress lié à la perte de documents importants, optimiser l'espace disponible (physique et numérique), améliorer la sécurité de vos documents sensibles et confidentiels, faciliter la collaboration avec vos collègues et améliorer votre efficacité globale en bureautique.
- Gagner du temps sur la recherche de documents (objectif : réduire le temps de recherche de **50%** en **3 mois**).
- Réduire le stress lié à la perte de documents importants.
- Optimiser l'espace (physique et numérique) en éliminant les documents inutiles et en adoptant une approche minimaliste.
- Améliorer la sécurité des documents sensibles et confidentiels en mettant en place des mesures de protection appropriées (cryptage, accès restreint...).
- Faciliter la collaboration avec vos collègues en partageant des documents de manière sécurisée et en utilisant des outils de gestion de projet.
- Améliorer votre efficacité globale en bureautique en automatisant les tâches répétitives et en optimisant votre workflow.
- Centraliser l'information et les documents
- Améliorer le flux de travail
- Réduire les coûts de stockage et d'impression
Choisir l'approche : numérique, physique ou hybride pour une gestion documentaire optimale
Il existe différentes approches pour organiser vos documents : une approche entièrement numérique (zéro papier), une approche entièrement physique (archivage traditionnel), ou une approche hybride qui combine les deux en fonction de vos besoins et contraintes. Chaque approche a ses avantages et ses inconvénients, et le choix dépendra de vos préférences personnelles, de vos besoins spécifiques, de votre budget et des contraintes réglementaires. La plupart des entreprises adoptent une approche hybride pour bénéficier d'une flexibilité maximale, en numérisant les documents courants et en conservant les originaux papier pour les documents importants ou légalement requis.
Par exemple, selon une étude de l'AIIM (Association for Information and Image Management), **64%** des entreprises ont une stratégie de transformation numérique axée sur la dématérialisation des documents. Cependant, il est aussi crucial de se renseigner sur les obligations de conservation légales pour certains types de documents, qui peuvent imposer un format particulier (papier original, par exemple) ou une durée minimale de conservation. Par exemple, les factures doivent généralement être conservées pendant **10 ans** en France et pendant **7 ans** en Belgique, tandis que les contrats de travail doivent être conservés pendant toute la durée de l'emploi et pendant **5 ans** après la fin du contrat.
III. méthodes performantes pour organiser les documents physiques en bureautique
L'organisation des documents physiques est une étape essentielle pour maintenir un environnement de travail ordonné, professionnel et efficace en bureautique. Une méthode structurée et bien pensée facilite non seulement la recherche rapide des documents, mais contribue également à réduire le stress, à améliorer la concentration et à optimiser l'utilisation de l'espace disponible. Suivez ces conseils pour une gestion efficace de vos documents papier et optimisez votre productivité en bureautique.
Désencombrement : trier, numériser et supprimer les documents inutiles
La première étape pour organiser vos documents physiques consiste à désencombrer et à trier. Il est important de ne conserver que ce qui est vraiment nécessaire, utile et pertinent pour votre activité en bureautique, et de se débarrasser du reste. Appliquez la règle des 4 D : Jeter, Donner, Déléguer, Décider. Passez en revue chaque document un par un et posez-vous les questions suivantes : est-ce que j'en ai réellement besoin ? Est-ce que je l'utilise régulièrement dans mon travail ? Est-ce qu'il contient des informations importantes ou uniques ? Est-ce qu'il a une valeur légale ou historique ? Si la réponse est non à toutes ces questions, il est temps de s'en séparer. Vous pouvez détruire les documents confidentiels, recycler les documents non confidentiels, numériser les documents importants avant de les archiver ou les jeter, ou donner les documents qui peuvent être utiles à d'autres personnes ou organisations.
- La règle des 4 D : Jeter (détruire), Donner (à une association), Déléguer (à un service d'archivage), Décider (de conserver ou non).
- Principes de base du désencombrement : ne conserver que ce qui est nécessaire, utile, pertinent et légalement requis.
- Minimiser l'utilisation du papier et l'impact environnemental
- Libérer de l'espace physique
- Réduire les risques de perte ou de détérioration
Systèmes de classement : choisir une méthode adaptée à vos besoins en bureautique
Une fois que vous avez trié vos documents, il est temps de mettre en place un système de classement logique, clair et facile à utiliser. Il existe différentes méthodes de classement, et le choix dépendra de vos préférences personnelles, de la nature de vos documents et de la taille de votre entreprise. Les méthodes les plus courantes sont le classement alphabétique (par nom de client, de fournisseur, de projet...), le classement thématique (par type de document, par service, par sujet...), le classement chronologique (par date de création, de modification, d'échéance...) et les systèmes de classement hybrides qui combinent plusieurs méthodes pour une organisation optimale.
- Classement alphabétique (simple et intuitif pour les noms de clients, de fournisseurs, de projets...).
- Classement thématique (idéal pour regrouper les documents par type : contrats, factures, rapports...).
- Classement chronologique (pratique pour suivre l'évolution des projets et des dossiers dans le temps).
- Systèmes de classement hybrides (combinaison de plusieurs méthodes pour une organisation personnalisée et efficace).
Matériel et outils : optimiser l'espace et faciliter l'accès aux documents
Pour optimiser votre système de classement et faciliter l'accès aux documents, il est important d'utiliser le bon matériel et les bons outils. Procurez-vous des classeurs à anneaux, des pochettes transparentes, des intercalaires colorés, des boîtes d'archives en carton, des étiquettes adhésives, des marqueurs indélébiles et un destructeur de documents. Choisissez des meubles de rangement adaptés à vos besoins et à l'espace disponible, tels que des étagères modulables, des armoires à portes coulissantes, des caissons de bureau à tiroirs ou des chariots de classement mobiles. Utilisez des logiciels de gestion documentaire pour indexer et retrouver facilement vos documents numérisés.
- Classeurs à anneaux, pochettes transparentes, intercalaires colorés.
- Boîtes d'archives en carton, étiquettes adhésives, marqueurs indélébiles.
- Meubles de rangement adaptés (étagères modulables, armoires à portes coulissantes, caissons de bureau...).
- Destructeur de documents pour les données sensibles.
Créez un "kit de premier secours documentaire" contenant les outils essentiels pour traiter rapidement les nouveaux documents qui arrivent : un trieur de bureau, des étiquettes vierges, un stylo à encre permanente, un destructeur de documents portable et une agrafeuse ergonomique. Ce kit vous permettra de ne pas vous laisser submerger par les papiers et de maintenir votre système de classement à jour.
Maintenance : garder le système à jour et éviter le désordre
Une fois que votre système de classement est en place, il est important de le maintenir à jour, de le nettoyer régulièrement et d'éviter le désordre. Planifiez des sessions de tri régulières (trimestrielles, semestrielles ou annuelles) pour vous débarrasser des documents inutiles, archiver les documents anciens, vérifier l'état du matériel et réorganiser l'espace. Adoptez une approche proactive en désencombrant au fur et à mesure, en appliquant le principe du "one in, one out" (pour chaque document qui entre, un document qui sort), et en sensibilisant vos collègues à l'importance de maintenir un environnement de travail ordonné et professionnel. Mettez en place des indicateurs de performance pour mesurer l'efficacité de votre système de classement et identifier les points à améliorer.
IV. méthodes éprouvées pour organiser les documents numériques en bureautique
Avec l'essor du numérique et la dématérialisation croissante des documents, l'organisation des documents numériques est devenue tout aussi cruciale que celle des documents physiques, voire plus. Une arborescence de dossiers bien structurée, des noms de fichiers clairs et descriptifs, l'utilisation efficace du cloud et la mise en place de sauvegardes régulières contribuent à une gestion documentaire optimale, à un gain de temps considérable et à une meilleure collaboration en bureautique.
Structure de dossiers : créer une arborescence logique et intuitive
La clé d'une bonne organisation numérique réside dans une structure de dossiers logique, intuitive, cohérente et facile à naviguer. Adoptez une approche simple, claire et structurée. Commencez par créer des dossiers principaux qui correspondent aux grandes catégories de votre activité (Clients, Fournisseurs, Projets, Administration, Marketing...), puis des sous-dossiers pour affiner le classement de vos documents (par année, par mois, par type de document...). Utilisez des noms de dossiers clairs, concis et descriptifs, en évitant les abréviations obscures et les termes ambigus. Mettez en place une convention de nommage cohérente et respectée par tous les utilisateurs.
- Principes de base d'une bonne structure de dossiers : simplicité, cohérence, clarté, intuitivité.
- Exemples de structures de dossiers : par projet (Nom du projet / Année / Type de document), par client (Nom du client / Année / Type de document), par type de document (Factures / Contrats / Rapports / Présentations).
- Utilisation de noms de fichiers clairs et descriptifs (Date_Nom du document_Version.pdf).
- Standardiser la structure arborescente
- Automatiser les processus
Attribuez un code de couleurs à vos dossiers les plus importants ou les plus urgents : rouge pour les projets urgents à livrer, bleu pour les documents financiers à comptabiliser, vert pour les archives à consulter occasionnellement, jaune pour les documents en cours de révision. Cette astuce visuelle facilitera la navigation, l'identification rapide des dossiers prioritaires et la gestion des échéances.
Nommage des fichiers : la clé pour une recherche efficace et rapide
Un nom de fichier bien pensé et respectant une convention établie est essentiel pour retrouver rapidement un document spécifique parmi des milliers de fichiers stockés sur votre ordinateur, votre serveur ou votre cloud. Utilisez des conventions de nommage claires, cohérentes et normalisées, incluant la date de création ou de modification du document (AAAA-MM-JJ), le sujet ou le titre du document (en utilisant des mots-clés pertinents), la version du document (V1, V2, V3...) et éventuellement l'auteur du document (si plusieurs personnes travaillent sur le même fichier). Évitez les caractères spéciaux, les espaces et les accents dans les noms de fichiers, car ils peuvent poser des problèmes de compatibilité avec certains systèmes d'exploitation ou logiciels. Préférez les tirets ou les underscores pour séparer les mots.
- Conventions de nommage : Date (AAAA-MM-JJ), Sujet (Mots-clés), Version (V1, V2...), Auteur (Nom).
- Utilisation de mots-clés pertinents pour faciliter la recherche et le classement.
- Éviter les caractères spéciaux, les espaces, les accents et les abréviations obscures dans les noms de fichiers.
Créez un "dictionnaire des mots-clés" pour garantir une cohérence dans le nommage de vos fichiers et faciliter la recherche. Ce dictionnaire répertorie les termes clés à utiliser pour chaque type de document, en définissant leur orthographe, leur signification et leur utilisation. Partagez ce dictionnaire avec tous les utilisateurs de votre système de gestion documentaire afin d'harmoniser les pratiques et d'améliorer l'efficacité de la recherche.
Le pouvoir du cloud : centraliser, partager et sécuriser vos documents en ligne
Le stockage en ligne offre de nombreux avantages pour la gestion documentaire en bureautique, tels que l'accessibilité depuis n'importe quel appareil connecté à Internet, la sauvegarde automatique et régulière des données, la possibilité de partager facilement des documents avec vos collègues et vos clients, et la sécurité accrue de vos informations grâce à la protection contre la perte, le vol et la destruction physique des supports de stockage. De nombreuses solutions de stockage cloud sont disponibles sur le marché, telles que Google Drive, Dropbox, OneDrive, Box, iCloud et Amazon S3. Chacune a ses propres caractéristiques en termes de prix, d'espace de stockage, de fonctionnalités de partage et de sécurité.
- Avantages du stockage en ligne : accessibilité, sauvegarde automatique, partage facile, sécurité accrue.
- Présentation des principales solutions de stockage cloud : Google Drive, Dropbox, OneDrive, Box, iCloud, Amazon S3.
- Conseils pour choisir la solution adaptée à vos besoins en termes de prix, d'espace, de fonctionnalités et de sécurité.
Utilisez un service cloud spécifiquement dédié aux photos et vidéos, tels que Google Photos, iCloud Photos, Flickr ou Amazon Photos. Ces plateformes offrent des fonctionnalités d'organisation, de retouche, de partage et de sauvegarde optimisées pour ce type de contenu, ainsi que des options de stockage illimité ou à faible coût.
Backup : ne jamais perdre vos données grâce à des sauvegardes régulières
La sauvegarde régulière de vos données est cruciale pour éviter les pertes irréparables en cas de panne informatique, de vol, de sinistre (incendie, inondation...) ou d'erreur humaine (suppression accidentelle, formatage...). Mettez en place une stratégie de sauvegarde rigoureuse et automatisée, en utilisant différentes méthodes complémentaires, telles que les disques durs externes, les clés USB, les serveurs NAS (Network Attached Storage) et les services de sauvegarde en ligne. Testez régulièrement vos sauvegardes pour vérifier leur intégrité et leur restaurabilité. Conservez une copie de vos données hors site (dans un autre bâtiment, dans le cloud...) pour vous protéger contre les sinistres majeurs.
- L'importance de la sauvegarde régulière pour éviter les pertes de données.
- Différentes méthodes de sauvegarde : disque dur externe, clé USB, serveur NAS, service de sauvegarde en ligne.
- La règle du 3-2-1 : 3 copies de données, sur 2 supports différents, dont 1 hors site.
La règle du 3-2-1 est une stratégie éprouvée en matière de sauvegarde de données : Conservez au moins 3 copies de vos données importantes, sur au moins 2 supports différents (par exemple, un disque dur externe et un service de sauvegarde en ligne), et stockez au moins 1 copie hors site (dans un autre bâtiment, dans le cloud, chez un proche...). Cette règle vous permettra de vous protéger contre la plupart des risques de perte de données.
V. outils incontournables pour automatiser et simplifier la gestion documentaire
L'automatisation des tâches répétitives, chronophages et à faible valeur ajoutée, ainsi que l'utilisation d'outils performants, ergonomiques et adaptés à vos besoins sont des leviers essentiels pour simplifier la gestion documentaire, gagner un temps précieux et améliorer votre productivité en bureautique. Des scanners aux logiciels de gestion électronique de documents (GED), découvrez les solutions qui optimiseront votre flux de travail et vous permettront de vous concentrer sur les tâches essentielles.
Scanners et applications de numérisation : transformer le papier en numérique en un clin d'œil
La numérisation des documents papier est une étape cruciale pour une organisation numérique efficace, la dématérialisation des archives et la réduction de l'empreinte écologique de votre entreprise. Utilisez un scanner de bureau pour les gros volumes de documents à numériser en continu (par exemple, un scanner à défilement automatique avec chargeur de documents), un scanner portable pour les déplacements et les numérisations ponctuelles (par exemple, un scanner de poche ou un scanner à main), ou une application mobile pour les numérisations rapides et occasionnelles (par exemple, CamScanner, Adobe Scan ou Microsoft Lens). Les applications de numérisation avec OCR (reconnaissance optique de caractères) permettent de rendre les documents numérisés consultables, indexables et modifiables, en transformant les images en texte.
- Présentation des différents types de scanners : scanners de bureau (à plat, à défilement, avec chargeur), scanners portables (de poche, à main), applications mobiles (CamScanner, Adobe Scan, Microsoft Lens).
- Conseils pour choisir un scanner performant en fonction de vos besoins : résolution, vitesse de numérisation, format de papier, fonctionnalités de retouche et d'OCR.
- Applications de numérisation avec OCR (reconnaissance optique de caractères) pour rendre les documents numérisés consultables, indexables et modifiables.
Optez pour un scanner de bureau doté d'une fonction d'envoi direct vers le cloud (par exemple, via Wi-Fi ou Ethernet). Vous pourrez ainsi numériser, classer et partager vos documents en un seul geste, sans avoir à passer par votre ordinateur.
Logiciels de gestion documentaire (GED) : pour les besoins complexes et spécifiques
Les logiciels de gestion documentaire (GED) offrent des fonctionnalités avancées pour l'indexation, la recherche, la gestion des versions, le workflow de validation, la sécurité et l'archivage des documents. Ces solutions s'adressent aux entreprises et aux organisations ayant des besoins complexes en matière de gestion documentaire, tels que la conformité réglementaire, la gestion des contrats, la gestion des factures ou la gestion des archives. Parmi les solutions GED les plus populaires, on peut citer Alfresco, LogicalDOC, OpenKM, Nuxeo et SharePoint.
- Fonctionnalités des GED : indexation automatique, recherche avancée, gestion des versions, workflow de validation, sécurité des accès, archivage légal.
- Exemples de solutions GED : Alfresco, LogicalDOC, OpenKM, Nuxeo, SharePoint.
- À qui s'adressent ces solutions : entreprises et organisations ayant des besoins complexes en matière de gestion documentaire.
Outils de prise de notes et d'organisation : centraliser les informations et organiser les idées
Les outils de prise de notes et d'organisation, tels que Evernote, OneNote, Notion, Google Keep et Joplin, permettent de centraliser les informations, de créer des notes textuelles ou multimédias, de stocker des images, de capturer des pages web, d'organiser des idées sous forme de plans ou de tableaux, et de partager facilement ces informations avec vos collègues. Ils peuvent être utilisés pour la gestion documentaire en complément des outils de stockage et de numérisation, en permettant de créer des résumés de documents, des annotations, des index et des guides d'utilisation.
- Présentation de différentes applications de prise de notes et d'organisation : Evernote, OneNote, Notion, Google Keep, Joplin.
- Comment utiliser ces outils pour la gestion documentaire : créer des résumés, des annotations, des index, des guides d'utilisation.
Utilisez un outil de prise de notes collaboratif, tel que Notion ou Google Docs, pour créer un "manuel d'utilisation" de votre système de gestion documentaire. Ce manuel répertorie les règles de nommage, la structure des dossiers, les procédures à suivre pour classer et retrouver vos documents, ainsi que les contacts utiles en cas de problème ou de question. Partagez ce manuel avec tous les utilisateurs de votre système afin d'harmoniser les pratiques et de faciliter la collaboration.
Automatisation : gagner du temps grâce aux règles, aux filtres et aux scripts
L'automatisation est un puissant outil pour gagner du temps et réduire les erreurs dans la gestion documentaire. Utilisez les filtres de votre boîte mail Outlook ou Gmail pour classer automatiquement les emails entrants dans des dossiers spécifiques en fonction de leur expéditeur, de leur sujet ou de leur contenu. Automatisez la sauvegarde des documents importants vers un disque dur externe ou un service de sauvegarde en ligne en utilisant des logiciels de sauvegarde automatique tels que Backblaze ou Carbonite. Créez des règles pour renommer automatiquement les fichiers téléchargés depuis Internet en utilisant des outils de gestion de fichiers tels que Hazel ou Belvedere. Utilisez des scripts ou des macros pour automatiser les tâches répétitives telles que la conversion de fichiers, la compression de données ou l'extraction d'informations.
VI. conseils avisés et bonnes pratiques pour maintenir une organisation durable
Mettre en place un système d'organisation documentaire efficace et performant est une chose, le maintenir dans la durée, l'adapter aux évolutions de votre activité et le faire respecter par tous les utilisateurs en est une autre. Adopter des routines, sensibiliser son entourage, former les nouveaux arrivants et auditer régulièrement son système sont des clés essentielles pour une organisation durable, une gestion documentaire optimale et une productivité accrue.
Définir des routines : intégrer la gestion documentaire dans votre quotidien professionnel
Intégrer la gestion documentaire dans votre quotidien professionnel est essentiel pour éviter de vous laisser submerger par les papiers et les fichiers accumulés, pour garantir la pérennité de votre système d'organisation et pour en maximiser les bénéfices à long terme. Planifiez des moments dédiés à cette tâche dans votre agenda (par exemple, 15 minutes chaque matin pour trier vos emails et classer vos documents), mettez en place des rappels automatiques sur votre ordinateur ou votre smartphone pour vous inciter à effectuer ces tâches, et ne laissez pas les documents s'accumuler sur votre bureau ou dans votre boîte mail.
- Planifier des moments dédiés à la gestion documentaire dans votre agenda.
- Mettre en place des rappels automatiques sur votre ordinateur ou votre smartphone.
- Ne pas laisser les documents s'accumuler sur votre bureau ou dans votre boîte mail.
Former et sensibiliser : impliquer les autres membres de votre équipe
Si vous partagez votre espace de travail ou votre service avec d'autres personnes, il est important de les former et de les sensibiliser à l'importance d'une bonne gestion documentaire, à l'utilisation des outils et des méthodes que vous avez mis en place, et au respect des règles et des procédures définies. Expliquez les bénéfices d'une organisation rigoureuse, montrez l'exemple en appliquant vous-même les bonnes pratiques, et encouragez vos collègues à poser des questions et à partager leurs suggestions. Organisez des sessions de formation régulières pour les nouveaux arrivants et pour les utilisateurs qui ont besoin d'aide ou de rappels.
- Expliquer les bénéfices d'une organisation rigoureuse.
- Montrer l'exemple en appliquant vous-même les bonnes pratiques.
- Encourager vos collègues à poser des questions et à partager leurs suggestions.
- Mettre en place une équipe
Adapter et améliorer : faire évoluer son système en fonction des besoins de l'entreprise
Vos besoins évoluent avec le temps, avec la croissance de votre entreprise, avec les changements technologiques et avec les nouvelles contraintes réglementaires. Il est donc important de revoir régulièrement votre organisation documentaire, d'identifier les points faibles de votre système et les axes d'amélioration, de vous tenir informé des nouvelles technologies et des bonnes pratiques en matière de gestion documentaire, et d'adapter votre système en conséquence.
- Revoir régulièrement votre organisation documentaire (par exemple, une fois par an).
- Identifier les points faibles de votre système et les axes d'amélioration (en utilisant des questionnaires, des entretiens, des audits...).
- Se tenir informé des nouvelles technologies et des bonnes pratiques en matière de gestion documentaire (en consultant des blogs, des forums, des publications spécialisées...).
Le minimalisme documentaire : viser l'essentiel pour une gestion plus efficace
Dans un monde où l'information abonde, où les documents se multiplient à une vitesse vertigineuse et où l'encombrement numérique est une réalité pour de nombreuses personnes et entreprises, le minimalisme documentaire peut être une approche salvatrice. Ne conservez que ce qui est vraiment utile, pertinent, important et légalement requis, privilégiez le numérique au papier chaque fois que cela est possible, simplifiez au maximum votre système de gestion documentaire, et éliminez les éléments superflus, inutiles ou obsolètes. Une approche minimaliste vous permettra de gagner du temps, de réduire le stress, d'améliorer votre concentration et de contribuer à la protection de l'environnement.
- Ne conservez que ce qui est vraiment utile, pertinent, important et légalement requis.
- Privilégier le numérique au papier chaque fois que cela est possible (en utilisant la numérisation, le cloud, les signatures électroniques...).
- Simplifier au maximum votre système de gestion documentaire (en utilisant des outils simples, des règles claires et des procédures standardisées).
- Éviter les doubles emplois et les copies inutiles
- Réduire l'espace occupé
- Améliorer la sécurité