Une gestion documentaire efficace est cruciale pour le succès d'une entreprise, impactant directement sa productivité et sa conformité. Trop souvent, cependant, les entreprises commettent des erreurs en matière de *gestion électronique des documents* qui peuvent avoir un impact significatif sur leur productivité et leur rentabilité. Sans une approche structurée, le chaos informationnel peut rapidement s'installer, entraînant une perte de temps, une augmentation des coûts et une diminution de l'efficacité globale. On estime que les entreprises peuvent perdre jusqu'à **25%** de leur productivité à cause d'une mauvaise gestion documentaire. Un *système de gestion documentaire* (GED) bien implémenté est donc essentiel.
Il est donc impératif pour les entreprises de prendre conscience de ces erreurs et de mettre en place des solutions pour les éviter. L'objectif de cet article est de mettre en lumière ces erreurs courantes en *archivage numérique* et de proposer des solutions pratiques et concrètes pour optimiser la *gestion de contenu* au sein de votre organisation. En comprenant les pièges à éviter, vous pourrez améliorer l'efficacité de vos processus, garantir la conformité réglementaire de votre entreprise et optimiser votre *workflow documentaire*. L'article va explorer les principales erreurs à éviter en gestion documentaire et proposera des solutions pour optimiser les processus de *digitalisation des documents*.
Absence de stratégie et de planification
L'absence d'une stratégie et d'une planification solides en matière de gestion documentaire constitue un obstacle majeur à l'efficacité organisationnelle et au *stockage numérique*. Il est primordial de définir clairement les objectifs, les procédures et la gouvernance afin d'éviter le chaos et de garantir une gestion documentaire harmonieuse. Une approche stratégique permet de maximiser l'efficacité des processus, de réduire les risques, d'optimiser le *partage de documents* et d'améliorer la collaboration au sein de l'entreprise. Cette section détaille les erreurs liées à cette absence et propose des solutions pour y remédier, en insistant sur l'importance d'une *politique documentaire* claire.
Absence d'une stratégie documentée et formalisée
L'absence d'une stratégie documentée et formalisée est souvent la première erreur commise par les entreprises en matière de gestion documentaire et d'*organisation des données*. Cela se traduit par un manque d'objectifs clairs, de procédures standardisées et d'une gouvernance documentée, menant à une incohérence dans les pratiques et une perte d'efficacité. Une stratégie formelle sert de feuille de route, guidant les actions et assurant que tous les efforts sont alignés sur les objectifs de l'entreprise. Cette stratégie doit être accessible à tous les employés concernés et intégrer un volet *sécurité des documents*.
Les conséquences de cette absence sont multiples : incohérence dans les pratiques, perte de temps considérable pour retrouver les informations pertinentes, difficultés de collaboration entre les équipes, risque accru de non-conformité réglementaire et *risque de perte de données*. Imaginez des équipes utilisant des méthodes de classement différentes, rendant la recherche d'informations fastidieuse et chronophage. Une entreprise peut consacrer jusqu'à **18 heures** par semaine à rechercher des documents mal classés ou égarés, soit plus de deux jours de travail perdus par employé. La mise en place d'une stratégie documentée et formalisée est donc un investissement rentable pour l'entreprise, permettant une meilleure *gestion de l'information*.
Pour éviter cette erreur, il est essentiel de définir une stratégie de gestion documentaire claire et alignée avec les objectifs de l'entreprise, en tenant compte des aspects de *cycle de vie des documents*. Cette stratégie doit impliquer les parties prenantes clés, établir des politiques claires en matière de création, de stockage, de partage, d'archivage et de *destruction sécurisée* des documents. La stratégie doit inclure la désignation de responsables de la gestion documentaire et la mise en place d'un *comité de pilotage*. Il est crucial de revoir et de mettre à jour régulièrement la stratégie (idéalement tous les **6 mois**) pour s'assurer qu'elle reste pertinente et adaptée aux besoins de l'entreprise. Cette stratégie doit être communiquée clairement à tous les employés, avec des sessions de formation régulières (au moins **deux fois par an**) pour assurer une compréhension uniforme et une *adoption efficace*.
Absence de cartographie des documents et des processus
Une autre erreur fréquente est l'absence de cartographie des documents et des processus, entravant la *dématérialisation des documents*. Cela signifie ne pas connaître l'ensemble des documents produits par l'entreprise, leur cycle de vie, les responsabilités associées et les processus qui les utilisent. Sans cette vision globale, il est difficile de gérer efficacement les documents et d'optimiser les *flux documentaires*. La cartographie des documents permet de comprendre la provenance, le parcours et la destination finale de chaque document, facilitant l'*accès à l'information*.
Les conséquences de cette absence sont importantes : documents perdus ou obsolètes, création de doublons, silos d'informations, incapacité à retrouver rapidement les informations nécessaires et risque d'*erreurs de conformité*. Par exemple, il devient difficile de retrouver la dernière version d'un contrat important, ce qui peut mener à des erreurs et des litiges potentiels. Les informations sont dispersées et l'entreprise peut avoir jusqu'à **40%** de documents dupliqués. Une cartographie précise des documents et des processus est donc essentielle pour garantir une gestion documentaire efficace et réduire les risques liés à la perte ou à l'obsolescence des informations, en optimisant le *flux d'informations*.
Pour éviter cette erreur, il est recommandé de réaliser un audit documentaire complet pour identifier les documents existants, leur localisation, leur format et leur cycle de vie. Ensuite, il faut cartographier les processus documentaires pour comprendre comment les documents sont créés, utilisés et archivés. Cette cartographie doit être régulièrement mise à jour (au moins **une fois par an**) pour refléter les changements dans l'organisation et les processus. La création d'un registre des documents, accessible à tous via un *portail documentaire*, est une solution efficace. Des outils de gestion documentaire (GED) peuvent également aider à automatiser la cartographie des documents et des processus, facilitant la *recherche d'informations*.
Il est important de considérer une analyse du Retour sur Investissement (ROI) avant de s'engager dans une solution de gestion documentaire. Le ROI ne se limite pas aux coûts directs (logiciels, matériel, formation), mais englobe également les avantages indirects tels qu'une meilleure collaboration entre les équipes, une conformité accrue aux réglementations, une réduction des *coûts d'impression* et une optimisation du *temps de travail*. Une gestion documentaire efficace peut réduire les coûts de stockage de **45%** et améliorer la productivité des employés de **30%**. Une étude approfondie des bénéfices potentiels par rapport aux coûts initiaux est essentielle pour justifier l'investissement et assurer son succès à long terme. L'analyse doit prendre en compte les *économies d'échelle* potentielles.
Mauvaise organisation et classement
Une mauvaise organisation et un classement inefficace des documents transforment rapidement la gestion documentaire en un labyrinthe inextricable et nuisent à la *recherche documentaire*. L'incapacité à retrouver rapidement les informations critiques peut entraîner une perte de temps significative, une diminution de la productivité, un gaspillage de ressources et un risque accru d'*erreurs humaines*. Mettre en place un système de classement structuré et logique est essentiel pour garantir l'accessibilité et l'efficacité de la gestion documentaire, en assurant une *indexation efficace*.
Utilisation d'une nomenclature inconsistante et illogique
L'utilisation d'une nomenclature inconsistante et illogique constitue une source majeure de confusion et d'inefficacité dans la gestion documentaire, impactant la *qualité des données*. Cette erreur se manifeste par l'absence de règles de nommage claires et uniformes pour les fichiers et les dossiers, ce qui rend la recherche d'informations particulièrement difficile et augmente le risque d'*erreurs de saisie*. Une nomenclature claire et cohérente est essentielle pour identifier rapidement et précisément les documents et assurer une *gestion rigoureuse*.
Les conséquences de cette absence de nomenclature sont multiples : difficulté à identifier rapidement les documents pertinents, augmentation du risque d'erreurs de classement, perte de temps considérable à chercher les informations, diminution de la productivité globale et *difficulté de collaboration*. Par exemple, différents employés peuvent nommer les mêmes types de documents de manière différente, comme "Facture", "Facture_Client" ou "Fact. Client". Cela peut faire perdre jusqu'à **4 heures** par semaine à chaque employé. Une nomenclature claire permet de standardiser le nommage des documents et de faciliter leur identification, optimisant la *communication interne*.
Pour éviter cette erreur, il est crucial de définir et d'appliquer une nomenclature standardisée et facilement compréhensible, basée sur des mots-clés pertinents, des dates, des numéros de référence et des *versions*. Cette nomenclature doit être adaptée aux besoins spécifiques de l'entreprise et communiquée clairement à tous les employés via un *manuel de procédures*. La mise en place d'un guide de nommage et la formation des employés à son utilisation sont des mesures essentielles. Des contrôles réguliers et des rappels périodiques peuvent aider à maintenir la cohérence de la nomenclature dans le temps. Des outils de gestion documentaire peuvent également automatiser le processus de nommage et garantir le respect des règles établies. Il est important de faire évoluer la nomenclature en fonction des besoins et de la taille de l'entreprise, en assurant une *mise à jour régulière*.
Structure de dossiers trop complexe ou trop simpliste
Une structure de dossiers trop complexe ou trop simpliste peut également nuire à l'efficacité de la gestion documentaire, en rendant la *navigation difficile*. Une arborescence de dossiers trop complexe rend la navigation difficile et la recherche fastidieuse. En revanche, une structure trop simpliste ne permet pas de classer les documents de manière suffisamment précise, ce qui rend la recherche inefficace. Il est essentiel de trouver un équilibre entre complexité et simplicité pour garantir une organisation optimale des documents, en optimisant l'*ergonomie du système*.
Les conséquences d'une structure de dossiers mal conçue sont nombreuses : temps de recherche augmenté, perte de documents, frustration des employés, diminution de la productivité et *difficulté de maintenir l'organisation*. Par exemple, avoir un seul dossier "Projets" contenant tous les documents de tous les projets, ou avoir des dossiers si spécifiques qu'il est difficile de savoir où ranger un document. Une étude révèle que jusqu'à **15%** des documents peuvent être perdus dans une structure de dossiers mal organisée. Une structure bien pensée doit être intuitive et facile à naviguer pour tous les utilisateurs et faciliter la *recherche intuitive*.
Pour éviter cette erreur, il est recommandé de concevoir une structure de dossiers logique et intuitive, en tenant compte des besoins des utilisateurs et de la nature des documents. Privilégier la simplicité et la clarté, en utilisant des noms de dossiers explicites et en évitant les niveaux de profondeur excessifs (idéalement pas plus de **4 niveaux**). Il est également important de consulter les utilisateurs lors de la conception de la structure de dossiers pour s'assurer qu'elle répond à leurs besoins et faciliter la *prise en main*. La création d'un plan de classement standardisé et l'utilisation de métadonnées peuvent également améliorer l'organisation des documents. Une formation régulière des employés sur la structure de dossiers peut contribuer à son adoption et à son efficacité, en assurant une *utilisation uniforme*.
- Utiliser des noms de dossiers clairs et concis.
- Limiter le nombre de niveaux de profondeur.
- Organiser les dossiers par thématique, projet ou date.
- Mettre en place des règles de nommage standardisées.
- Consulter les utilisateurs lors de la conception de la structure.
Absence de métadonnées et d'indexation
L'absence de métadonnées et d'indexation est une erreur souvent négligée mais qui peut avoir un impact significatif sur l'efficacité de la recherche documentaire et la *gestion des archives*. Les métadonnées sont des informations descriptives qui permettent de qualifier un document, telles que l'auteur, la date de création, les mots-clés, le type de document, etc. L'indexation consiste à associer ces métadonnées aux documents pour faciliter leur recherche et assurer la *traçabilité*.
Les conséquences de cette absence sont importantes : recherche basée uniquement sur le nom des fichiers, difficulté à localiser les documents pertinents, perte de temps considérable, diminution de la productivité et *risque de ne pas trouver les informations*. Par exemple, il devient impossible de retrouver toutes les factures d'un fournisseur spécifique si l'information n'est pas stockée en tant que métadonnée. Sans métadonnées, la recherche peut prendre jusqu'à **7 fois** plus de temps. L'utilisation de métadonnées et d'indexation permet de filtrer et de trier les documents en fonction de critères spécifiques, ce qui améliore considérablement l'efficacité de la recherche et facilite l'*accès aux archives*.
Pour éviter cette erreur, il est essentiel de définir des métadonnées pertinentes pour chaque type de document et d'encourager leur utilisation systématique. Utiliser un système d'indexation performant, qui permet de rechercher les documents en fonction de leurs métadonnées. La formation des employés à l'utilisation des métadonnées et de l'indexation est cruciale et doit être *régulièrement mise à jour*. Des outils de gestion documentaire peuvent automatiser le processus d'ajout de métadonnées et d'indexation, réduisant le *risque d'erreurs*. Il est important de revoir régulièrement les métadonnées définies pour s'assurer qu'elles restent pertinentes et adaptées aux besoins de l'entreprise, en tenant compte de l'*évolution des besoins*.
Il est intéressant d'adopter une approche "folksonomy" pour l'ajout de métadonnées. Cette approche consiste à laisser les utilisateurs enrichir la description des documents avec leurs propres mots-clés, ce qui permet de capturer des informations plus précises et adaptées à leurs besoins et d'améliorer la *qualité des recherches*. Une étude a montré que l'utilisation d'une "folksonomy" peut améliorer la précision de la recherche documentaire de **35%**. Cette approche collaborative permet de créer un système de métadonnées plus riche et plus pertinent, qui reflète la diversité des perspectives et des besoins des utilisateurs. Cependant, il est important de mettre en place des règles de gouvernance pour éviter le chaos et garantir la qualité des métadonnées, en assurant une *modération régulière*.
Gestion inefficace des versions et du cycle de vie
Une gestion inefficace des versions et du cycle de vie des documents peut entraîner des confusions, des erreurs, des pertes de données significatives et un *manque de contrôle*. Il est crucial de mettre en place des processus clairs pour contrôler les versions des documents, définir des politiques de conservation et d'archivage, automatiser les workflows documentaires et garantir l'intégrité et la pertinence des informations et assurer la *conformité réglementaire*.
Absence de contrôle des versions et de l'historique
L'absence de contrôle des versions et de l'historique des documents est une erreur fréquente qui peut avoir des conséquences désastreuses et entraîner des *litiges*. Ne pas savoir quelle est la dernière version d'un document, ni qui l'a modifié, ni quand, peut entraîner l'utilisation de versions obsolètes, des conflits entre différentes versions et une perte de données, nuisant à la *productivité*.
Les conséquences de cette absence sont multiples : utilisation de versions obsolètes des documents, conflits entre différentes versions, perte de données importantes, risque accru d'erreurs et *difficultés de suivi*. Par exemple, plusieurs employés peuvent travailler sur des versions différentes d'un même document, créant des incohérences et des erreurs. Les entreprises peuvent perdre jusqu'à **28%** de leur temps à cause de problèmes de versions. Il est donc essentiel de mettre en place un système de contrôle des versions robuste pour garantir l'intégrité des informations et faciliter la *collaboration*.
- Nommer clairement les versions des documents (V1, V2, etc.).
- Indiquer la date de création et de modification.
- Conserver un historique des modifications.
- Restreindre l'accès aux anciennes versions.
- Utiliser un outil de gestion de versions.
Pour éviter cette erreur, il est crucial de mettre en place un système de contrôle des versions rigoureux, permettant de suivre l'historique des modifications et de retrouver les versions précédentes. Ce système doit permettre d'identifier clairement la dernière version d'un document, de connaître l'auteur des modifications et la date de modification. Des outils de gestion documentaire offrent des fonctionnalités de contrôle des versions automatiques et facilitent la *gestion des modifications*. Il est important de former les employés à l'utilisation du système de contrôle des versions et de définir des règles claires pour la gestion des versions des documents. Des audits réguliers (tous les **trimestres**) peuvent aider à garantir le respect des procédures et l'efficacité du système et assurer le *suivi des documents*.
Absence de politique de conservation et d'archivage
L'absence d'une politique de conservation et d'archivage est une autre erreur fréquente qui peut entraîner des problèmes juridiques et financiers et *augmenter les risques*. Ne pas définir de règles claires sur la durée de conservation des documents et leur archivage peut entraîner une accumulation de documents inutiles, une augmentation des coûts de stockage et des risques juridiques, en nuisant à la *conformité*.
Les conséquences de cette absence sont nombreuses : accumulation de documents inutiles, augmentation des coûts de stockage (**environ 15% par an**), difficultés à retrouver les documents importants, risques juridiques, gaspillage de ressources et *difficulté à gérer le volume de données*. Par exemple, conserver des documents confidentiels au-delà de la durée légale peut exposer l'entreprise à des risques de non-conformité et à des sanctions financières. Le coût du stockage de documents inutiles peut représenter jusqu'à **12%** des dépenses IT. Il est donc essentiel de définir une politique de conservation et d'archivage claire et adaptée aux besoins de l'entreprise et assurer la *sécurité des données*.
Pour éviter cette erreur, il est essentiel d'établir une politique de conservation et d'archivage basée sur les exigences légales, réglementaires et opérationnelles. Définir des critères de suppression et d'archivage clairs, en tenant compte de la durée de conservation légale pour chaque type de document. Mettre en place un processus de suppression régulier des documents inutiles (par exemple, *une fois par an*). Utiliser un système d'archivage sécurisé pour les documents importants et un *espace de stockage adapté*. La politique de conservation et d'archivage doit être documentée et communiquée à tous les employés. Il est important de revoir régulièrement la politique pour s'assurer qu'elle reste conforme aux exigences légales et aux besoins de l'entreprise et d'assurer une *mise à jour régulière*. Certaines entreprises externalisent l'archivage de leurs documents auprès de prestataires spécialisés, garantissant la *sécurité des archives*.
Ne pas automatiser les workflows documentaires
Ne pas automatiser les workflows documentaires est une erreur qui peut entraîner des ralentissements, des erreurs, une perte de temps considérable et un *manque d'efficacité*. Gérer les approbations, les signatures et la distribution des documents manuellement est une tâche chronophage et sujette aux erreurs, en nuisant à la *productivité*.
Les conséquences de cette absence d'automatisation sont importantes : ralentissements des processus, augmentation du risque d'erreurs, perte de temps considérable (environ **2 heures par jour par employé**), manque de visibilité sur l'état des documents et une diminution de la productivité. Par exemple, un document nécessitant l'approbation de plusieurs managers circule physiquement de bureau en bureau, ce qui prend du temps et augmente le risque de perte. L'automatisation des workflows peut réduire le temps de traitement des documents de **60%**. Il est donc essentiel d'automatiser les workflows documentaires pour optimiser l'efficacité et réduire les risques et améliorer la *gestion des approbations*.
- Automatiser les approbations et signatures.
- Mettre en place des notifications automatiques.
- Suivre l'état des documents en temps réel.
- Intégrer les différents systèmes d'information.
- Optimiser les processus métiers.
Pour éviter cette erreur, il est recommandé d'utiliser des outils d'automatisation des workflows pour simplifier et accélérer les processus documentaires. Ces outils permettent de définir des règles pour l'acheminement des documents, de gérer les approbations et les signatures électroniques, et de suivre l'état des documents en temps réel. L'automatisation des workflows peut réduire le temps de traitement des documents de **60%** et améliorer la visibilité sur les processus. Il est important d'analyser les workflows existants et d'identifier les tâches qui peuvent être automatisées. La formation des employés à l'utilisation des outils d'automatisation est cruciale et *doit être continue*. Des audits réguliers (tous les *mois*) peuvent aider à garantir l'efficacité des workflows automatisés et à identifier des *axes d'amélioration*.
L'utilisation de la blockchain pour garantir l'intégrité et l'immuabilité des documents importants, en particulier pour les documents à valeur probante, est une solution innovante et *hautement sécurisée*. La blockchain permet de créer un registre décentralisé et inviolable de tous les documents, ce qui garantit leur authenticité et leur pérennité. Cette technologie peut être particulièrement utile pour les contrats, les brevets et les autres documents sensibles et renforcer la *sécurité des données*. La blockchain peut réduire le risque de falsification de documents de **90%**. Cependant, il est important de noter que l'utilisation de la blockchain peut être complexe et coûteuse. Il est donc essentiel d'évaluer soigneusement les avantages et les inconvénients avant de mettre en œuvre cette solution, en tenant compte du *budget* et des *ressources* disponibles.
Manque de formation et d'adoption
Même avec les meilleurs outils et processus en place, un manque de formation et d'adoption par les employés peut compromettre l'efficacité de la gestion documentaire et *nuire à l'investissement*. Il est essentiel d'investir dans la formation des employés aux outils et procédures, de favoriser une culture d'entreprise axée sur la gestion documentaire et de *mettre en place un suivi* pour garantir le succès à long terme.
Manque de formation des employés aux outils et procédures
Le manque de formation des employés aux outils et procédures est une erreur fréquente qui peut annuler les bénéfices d'une stratégie de gestion documentaire bien conçue et *compromettre le retour sur investissement*. Ne pas former les employés à l'utilisation des outils de gestion documentaire et aux procédures établies peut entraîner une mauvaise utilisation des outils, un non-respect des procédures et une résistance au changement, en nuisant à la *productivité*.
Les conséquences de ce manque de formation sont nombreuses : mauvaise utilisation des outils de gestion documentaire, non-respect des procédures établies, résistance au changement, perte de temps, diminution de la productivité et *augmentation du stress*. Par exemple, les employés peuvent ne pas savoir comment utiliser les métadonnées ou préférer continuer à travailler avec des dossiers locaux. Les entreprises peuvent perdre jusqu'à **20%** de leur investissement dans les outils de gestion documentaire en raison d'un manque de formation. Il est donc essentiel d'investir dans la formation des employés pour garantir une utilisation efficace des outils et le respect des procédures et assurer la *pérennité du système*.
Pour éviter cette erreur, il est crucial d'organiser des formations régulières et adaptées aux différents niveaux d'utilisateurs. Fournir un support continu, répondre aux questions des employés et *mettre à disposition des ressources*. Utiliser des supports de formation clairs et concis. Créer un environnement d'apprentissage positif et encourageant. Mettre en place un système de mentorat pour aider les employés à adopter les bonnes pratiques. Il est important de mesurer l'efficacité de la formation, d'*adapter les supports* et de l'adapter en fonction des besoins. Des sondages et des questionnaires peuvent aider à évaluer les connaissances et les compétences des employés et *recueillir les feedbacks*.
Absence d'une culture d'entreprise axée sur la gestion documentaire
L'absence d'une culture d'entreprise axée sur la gestion documentaire est une erreur qui peut miner les efforts d'amélioration de la gestion documentaire et *empêcher l'adoption*. Ne pas encourager l'adoption des bonnes pratiques, ne pas valoriser l'importance de la gestion documentaire et *ne pas sensibiliser les employés* peut entraîner une résistance au changement, une faible adoption des outils et procédures et une persistance des anciennes habitudes.
Les conséquences de cette absence de culture sont importantes : résistance au changement, faible adoption des outils et procédures, persistance des anciennes habitudes, manque de motivation des employés, diminution de la productivité et *augmentation des erreurs*. Par exemple, le management ne donne pas l'exemple en utilisant les outils de gestion documentaire ou en ne respectant pas les procédures. Les entreprises peuvent constater une diminution de **15%** de l'efficacité de leurs processus en raison d'un manque de culture de la gestion documentaire. Il est donc essentiel de créer une culture d'entreprise qui valorise la gestion documentaire, encourage l'adoption des bonnes pratiques et *sensibilise les employés aux enjeux*.
Pour éviter cette erreur, il est recommandé de communiquer régulièrement sur l'importance de la gestion documentaire. Impliquer le management dans la promotion des bonnes pratiques. Récompenser les employés qui adoptent une approche proactive. Créer un environnement de travail qui encourage la collaboration et le partage des connaissances. Mettre en place un système de reconnaissance pour valoriser les efforts des employés en matière de gestion documentaire. Il est important de faire de la gestion documentaire une priorité pour l'entreprise. Des communications régulières, des formations, des reconnaissances et un *soutien constant* peuvent aider à créer une culture d'entreprise axée sur la gestion documentaire.
- Communiquer sur les avantages de la gestion documentaire.
- Impliquer le management dans la promotion des bonnes pratiques.
- Récompenser les employés qui adoptent une approche proactive.
- Organiser des événements et des ateliers sur la gestion documentaire.
- Mettre en place un système de reconnaissance.
Proposer d'utiliser des "champions" internes (employés passionnés par la gestion documentaire) pour accompagner et former leurs collègues, favorisant ainsi l'adoption, est une stratégie efficace et *peu coûteuse*. Ces "champions" peuvent servir de modèles et d'ambassadeurs de la gestion documentaire au sein de l'entreprise. Ils peuvent également aider à identifier les besoins de formation, à adapter les procédures aux spécificités de chaque équipe et à *communiquer efficacement*. La désignation de "champions" internes peut augmenter le taux d'adoption des bonnes pratiques de **25%**. Cependant, il est important de sélectionner les "champions" avec soin, de leur fournir le soutien, les ressources nécessaires pour réussir dans leur rôle et de *les former régulièrement*.
Il est donc clair que la gestion documentaire est un investissement essentiel pour l'efficacité, la productivité, la conformité de l'entreprise et *la sécurité des données*. En évitant ces erreurs, en mettant en place une stratégie adaptée et en formant vos employés, les entreprises peuvent améliorer leurs processus, atteindre leurs objectifs plus efficacement et *gagner en compétitivité*.